CENTRUM SZTUKI WSPÓŁCZESNEJ ŁAŹNIA

REGULAMIN ORGANIZACYJNY Centrum Sztuki Współczesnej ŁAŹNIA w Gdańsku

Rozdział I Postanowienia ogólne

§ 1.

Podstawę prawną działania Centrum Sztuki Współczesnej ŁAŹNIA w Gdańsku, zwanego dalej „Centrum”, stanowi wpis z dnia 04 czerwca 1998 r. do Rejestru Instytucji Kultury Miasta Gdańska pod numerem 6/98 oraz Statut miejskiej instytucji kultury z dnia 27 października 2016 roku.
Siedzibą Centrum jest Gdańsk.
Adres Centrum: 80-767 Gdańsk, ul. Jaskółcza 1.
Numer statystyczny /Regon/: 191571237.
Numer identyfikacji podatkowej /NIP/: 583-25-52-296.
Zadania Centrum:

1. prezentacja i promocja współczesnej sztuki polskiej i zagranicznej ze szczególnym uwzględnieniem zjawisk najnowszych,
2. edukacja kulturalna w zakresie sztuki współczesnej,
3. współdziałanie w zakresie wieloletniego planu rewitalizacyjnego poprzez realizację projektów kulturalnych na terenie w szczególności Dolnego Miasta i Nowego Portu.
4. podnoszenie poziomu kultury mieszkańców Gdańska,
5. promocja miasta Gdańska w kraju i zagranicą jako ważnego ośrodka kultury,
6. prowadzenie działalności wystawienniczej,
7. tworzenie kolekcji sztuki współczesnej,
8. międzynarodowa wymiana artystyczna,
9. tworzenie i rozwijanie archiwum i biblioteki,
10. promocja twórców sztuki współczesnej, ze szczególnym uwzględnieniem wydawania publikacji tradycyjnych i elektronicznych,
11. realizacja zadań integracyjnych i edukacyjnych na rzecz mieszkańców miasta Gdańska, w szczególności Dolnego Miasta i Nowego Portu,
12. współpraca z Gminą Miasta Gdańska w zakresie inicjowania oraz realizacji programów współfinansowanych przez Unię Europejską,
13. współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie działalności wystawienniczej i edukacyjnej,
14. przeciwdziałanie marginalizacji społecznej w kontekście rozwiązywania problemów alkoholowych, w tym organizacja projektów artystycznych umożliwiających czynne uczestnictwo w odbiorze kultury plastycznej i muzycznej,
15. koordynacji polityki miejskiej związanej z dbałością o jakość dzieł sztuki w przestrzeni publicznej, w tym kontynuacja projektu „Galeria Zewnętrznej Miasta Gdańska” – tworzenia kolekcji trwałych dzieł sztuki w przestrzeni miejskiej oraz edukacji w tym zakresie,
16. inne formy działalności artystycznej, realizowane w celu tworzenia i upowszechniania kultury.

Organizatorem Centrum jest Gmina Miasta Gdańska.

Strukturę wewnętrzną tworzą następujące komórki organizacyjne:

1. Dział Wystaw /DW/;
2. Dział Edukacji /DE/;
3. Dział Finansów i Kadr /DFK/;
4. Dział Administracyjno- Techniczny /DAT/;
5. Dział Komunikacji i Promocji /DKP/;
6. Dział Sztuki w Przestrzeni Publicznej /DSPP/;
7. Samodzielne stanowisko obsługi sekretariatu /OS/;
8. Samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych i administracji /ZP/.

Szczegółową strukturę organizacyjną Centrum określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

Rozdział II Zasady kierowania Centrum

§ 2.

Na czele Centrum Sztuki Współczesnej ŁAŹNIA w Gdańsku stoi Dyrektor, zwany dalej „Dyrektorem”, który zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz. Dyrektor kieruje instytucją przy pomocy Głównego Księgowego i Zastępcy Dyrektora, przy zachowaniu obowiązujących przepisów prawa oraz zasad gospodarki finansowej sektora finansów publicznych. Dyrektor odpowiada za całokształt działalności, w tym za program artystyczny Centrum. Dyrektora zastępuje w czasie jego nieobecności Zastępca Dyrektora.

Rozdział III Zasady organizacji i zarządzania

§ 3.

W organizacji zarządzania Centrum obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa oznaczająca, że każdy pracownik, bez względu na zajmowane stanowisko lub pełnioną funkcję, podlega tylko jednemu kierownikowi, od którego otrzymuje polecenia służbowe i przed którym jest odpowiedzialny za wykonanie przydzielonego mu zakresu obowiązków. Wszyscy pracownicy zobowiązani są do ścisłej i bezpośredniej współpracy oraz uzgadniania postępowania w przypadku wykonywania zadań wymagających współdziałania. Wszyscy pracownicy zobowiązani są do wzajemnego udzielania wszelkich informacji i opinii niezbędnych dla prawidłowej realizacji przypisanych im zadań.

§ 4.

Wewnętrzne akty normatywne wydaje wyłącznie Dyrektor. Główny Księgowy uprawniony jest do wydawania pism okólnych, instrukcji lub ujętych w innej formie wytycznych i decyzji w zakresie wykonywanego nadzoru nad rachunkowością, kontrolą finansową.

§ 5.

Pisma kierowane na zewnątrz podpisuje Dyrektor, a podczas jego nieobecności Zastępca Dyrektora. Pisma przedkładane do podpisu Dyrektora, a podczas jego nieobecności Zastępcy Dyrektora, są parafowane przez odpowiedzialnego za ich treść pracownika. Wszelkie umowy i pisma zawierające w swej treści zobowiązania majątkowe podpisywane są przez Dyrektora, a podczas jego nieobecności Zastępcę Dyrektora. Wszelkie umowy i pisma zawierające w swej treści zobowiązania majątkowe wymagają kontrasygnaty Głównego Księgowego.

§ 6.

Osobą upoważnioną do składania w imieniu Centrum oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych jest jednoosobowo Dyrektor, a podczas jego nieobecności Zastępca Dyrektora. Do dokonywania czynności prawnych w sprawach z zakresu prawa pracy upoważniony jest Dyrektor, a podczas jego nieobecności Zastępca Dyrektora.

§ 7.

Rejestr wszystkich umów zawieranych przez Centrum prowadzi Dział Finansów i Kadr /DFK/. Każda umowa przed podpisaniem przez Dyrektora, a podczas jego nieobecności przez Zastępcę Dyrektora i Głównego Księgowego podlega zarejestrowaniu, oraz podpisaniu: przez pracownika merytorycznego prowadzącego sprawę, przez radcę prawnego pod względem prawnym, przez Głównego Księgowego pod względem finansowym.

§ 8.

Prawo udzielania informacji dla mediów przysługuje wyłącznie Dyrektorowi. Pracownicy Działu Komunikacji i Promocji, a także pozostali pracownicy merytoryczni mogą udzielać informacji dla mediów wyłącznie za wcześniejszą pisemną zgodą Dyrektora. Udostępnianie materiałów o charakterze poufnym i tajnym regulują przepisy odrębne.

§ 9.

Strukturę organizacyjną Centrum zawiera schemat organizacyjny, określający podział na działy i komórki organizacyjne oraz łączące je więzi organizacyjne. Pracownicy, w tym kierownicy, działają w ramach pracowniczych obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności ustalonych indywidualnie oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami ogólnymi i wewnętrznymi. Zakres obowiązków i odpowiedzialności opracowuje bezpośredni zwierzchnik pracownika. Dla ważności zakresu obowiązków należy opatrzyć go podpisem zatwierdzającym Dyrektora lub uprawnionego pracownika i osoby której dotyczy. W okresie obowiązywania stosunku pracy, autorskie prawa majątkowe do wszystkich pracowniczych utworów przechodzą na własność na rzecz pracodawcy, tj. Centrum. Komórki organizacyjne są odpowiedzialne za realizację zadań przypisanych im niniejszym Regulaminem. Pracownicy są odpowiedzialni za realizację zadań przypisanych im zakresem obowiązków w oparciu o umowę o pracę.

Rozdział IV Zakres zadań Dyrektora, Zastępcy Dyrektora, Głównego Księgowego i pozostałych komórek organizacyjnych oraz zakres ich odpowiedzialności

§ 10.

Zadania Dyrektora określa § 11 Statutu:

1. zarządzanie Centrum, kształtowanie i koordynowanie działalności merytorycznej Centrum,
2. reprezentowanie Centrum na zewnątrz,
3. tworzenie warunków do właściwej realizacji zadań artystycznych i kulturotwórczych,
4. dobór i właściwe wykorzystywanie kadry oraz podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników,
5. zapewnienie pracownikom właściwych warunków pracy,
6. umożliwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych poprzez delegowanie na szkolenia i dokształcanie;
7. właściwa gospodarka mieniem i środkami finansowymi,
8. pozyskiwanie środków finansowych od podmiotów innych aniżeli Organizatorzy,
9. inne czynności powierzone przez Prezydenta Miasta Gdańska.

Do zadań Zastępy Dyrektora należy kierowanie działalnością podległych mu komórek organizacyjnych, w szczególności:

1. nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem komórek organizacyjnych;
2. nadzór nad pełnym i terminowym realizowaniem przypisanych im zadań oraz kontrola w tym zakresie;
3. przeciwdziałanie nadużyciom, marnotrawstwu, niegospodarności oraz innym nieprawidłowościom mogącym wystąpić w trakcie realizacji zadań;
4. nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych oraz instrukcji o ochronie osób, mienia i danych;
5. systematyczne informowanie Dyrektora o wynikach działalności nadzorowanych przez siebie komórek organizacyjnych oraz realizacji przypisanych im zadań.

Organizacja podziału bezpośredniego nadzoru poza działami, które winny być nadzorowane przez Dyrektora zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa jest opisana w schemacie organizacyjnym Centrum.

Do zakresu zadań Głównego Księgowego należy kierowanie Działem Finansów i Kadr, w szczególności:

1. prowadzenie rachunkowości Centrum;
2. prowadzenie spraw kadrowo-płacowych;
3. wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
4. dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
5. kierowanie organizacją pracy pracowników Działu Finansów i Kadr, zabezpieczenie kwot określonych we wniosku o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne.

Obowiązki i odpowiedzialność Głównego Księgowego określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, t.j. z późn. zm.), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, z późn. zm.) oraz ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1458, t.j. z późn. zm.).

Kierownicy kierują poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Centrum. Do zakresu zadań Kierowników należy w szczególności:

1. dokonywanie podziału pracy i przygotowywanie projektów szczegółowych zakresów obowiązków i odpowiedzialności podległych pracowników;
2. udzielanie podległym pracownikom informacji i wytycznych w zakresie realizacji przydzielonych zadań oraz nadzorowanie właściwego i terminowego wykonania czynności służbowych;
3. kontrola realizacji zadań i zgodności z planem budżetu finansowego i zadaniowego podległych komórek organizacyjnych;
4. sprawowanie kontroli zachowania dyscypliny pracy, przestrzegania tajemnicy związanej z wykonywaniem obowiązków służbowych, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego przez podległych pracowników;
5. zgłaszanie wniosków w sprawie wyróżnień, awansów lub kar oraz dokonywanie, na polecenie Dyrektora, okresowej oceny podległych pracowników.

Zakres zadań komórek organizacyjnych Centrum:
DZIAŁ WYSTAW /DW/:

1. Koordynowanie i realizacja działań wystawienniczych, rezydencji artystycznych i projektów im towarzyszących,
2. inicjowanie i opracowywanie projektów programów i planów działalności podstawowej Centrum - rocznych i wieloletnich, przedstawianie ich Dyrektorowi do zatwierdzenia,
3. planowanie merytoryczne i finansowe oraz realizacja zatwierdzonych lub powierzonych przez Dyrektora projektów dot. prezentacji współczesnej sztuki polskiej oraz zagranicznej i innych działań z nimi związanych,
4. współpraca z polskimi i zagranicznymi ośrodkami wystawienniczymi, ze środowiskami artystycznymi, z wybranymi twórcami sztuki – w celu wymiany doświadczeń lub prezentowanie ich osiągnięć,
5. koordynowanie i organizacja spotkań autorskich, sesji, dyskusji i in. debat dotyczących problemów sztuki współczesnej i kultury; działań promocyjnych na rzecz młodych twórców, (w tym galerii „Inkubator”); przedsięwzięć wydawniczych; działań kuratorów,
6. pozyskiwanie środków finansowych oraz sponsorów na realizację projektów wystawienniczych, w tym wypełnianie wniosków o dofinansowanie,
7. w przypadku działań dofinansowanych ze środków zewnętrznych przestrzeganie wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach realizowanych projektów;
8. inicjowanie i koordynowanie wszelkich innych działań mających na celu rozpoznawanie, rozbudzanie i zaspakajanie zainteresowań sztuką współczesną różnych grup odbiorców;
9. koordynowanie wymaganych działań technicznych przy przygotowywaniu, aranżacji oraz organizacji wystaw i innych przedsięwzięć programowych Centrum,
10. projektowanie i komputerowe wykonywanie niektórych druków i materiałów promocyjnych,
11. koordynacja działań związanych z realizacją druków ulotek, plakatów, folderów okolicznościowych, katalogów promujących projekty programowe,
12. koordynacja działań związanych z wykonywaniem cyfrowej dokumentacji Centrum (np. fotografie, video) z wystaw, warsztatów, spotkań itp.
13. sporządzanie analiz i sprawozdań na potrzeby własne oraz Organizatora,
14. przygotowywanie projektów umów w zakresie obowiązków działu.

DZIAŁ EDUKACJI /DE/:

1. planowanie realizacji warsztatów edukacyjnych towarzyszących wystawom w bezpośredniej konsultacji z działem wystaw,
2. opracowywanie programów edukacyjnych wraz z szacunkowymi preliminarzami oraz szczegółowych planów rocznych,
3. przygotowywanie programu edukacyjno-społecznego we współpracy z innymi instytucjami sztuki i kuratorami w kraju i za granicą,
4. opracowywanie programu filmowego wraz z kosztorysami na potrzeby kina studyjnego zlokalizowanego w obiekcie przy ul. Strajku Dokerów 5,
5. twórczy udział w opracowywaniu i realizacji strategii pozyskania różnych grup odbiorców, współpracowników oraz instytucji,
6. opracowywanie projektów budżetów poszczególnych zadań,
7. pozyskiwanie funduszy i środków niezbędnych do realizacji przygotowywanych projektów edukacyjnych, sporządzanie wniosków o dofinansowanie projektów, przygotowywanie organizacyjne zaplanowanych działań edukacyjnych dla Centrum (warsztatów, wykładów, pokazów filmowych oraz innych działań edukacyjnych),
8. koordynacja działań związanych z przygotowaniem i realizacją warsztatów edukacyjno–artystycznych w ramach aktualnych projektów,
9. w przypadku działań dofinansowanych ze środków zewnętrznych przestrzeganie wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach realizowanych projektów;
10. koordynacja działań edukacyjnych Centrum realizowanych w ramach programu wystawienniczego w obiekcie Łaźnia 1, przy ul. Jaskółczej 1, Łaźnia 2, przy ul. Strajku Dokerów 5, Galerii Zewnętrznej Miasta Gdańska oraz innych obiektów wynikających z działalności statutowej Centrum i szeroko rozumianej sztuki w przestrzeni publicznej,
11. realizowanie projektów z zakresu edukacji filmowej z instytucjami zewnętrznymi,
12. zarządzanie, organizacja i prowadzenie kina studyjnego,
13. organizacja pokazów kina artystycznego, seansów edukacyjnych kina polskiego oraz klasyki filmowej oraz związanych z nimi działań edukacyjnych, wykładów,
14. sporządzanie analiz i sprawozdań na potrzeby własne oraz Organizatora,
15. przygotowywanie projektów umów w zakresie obowiązków działu.

DZIAŁ SZTUKI W PRZESTRZENI PUBLICZNEJ /DSPP/:

1. koordynowanie działań artystycznych w przestrzeni publicznej (w tym stałe i czasowe obiekty i instalacje artystyczne, działania efemeryczne, performance, projekcje, koncerty i warsztaty realizowane w przestrzeni publicznej i prywatnej),
2. realizacja cyklicznych działań efemerycznych prezentujących sztukę w przestrzeni publicznej i projektu „Galerii Zewnętrznej Miasta Gdańska”,
3. inwentaryzacja obiektów artystycznych w przestrzeni publicznej Miasta Gdańska we współpracy z Biurem Prezydenta ds. Kultury UMG, inicjowanie i opracowywanie projektów programów i planów działalności podstawowej Centrum - rocznych i wieloletnich, przedstawianie ich Dyrektorowi do zatwierdzenia,
4. planowanie merytoryczne i finansowe oraz realizacja zatwierdzonych lub powierzonych przez Dyrektora projektów dot. sztuki w przestrzeni publicznej i innych działań z nią związanych,
5. współpraca z polskimi i zagranicznymi ośrodkami wystawienniczymi, ze środowiskami artystycznymi, z wybranymi twórcami sztuki – w celu wymiany doświadczeń lub prezentowanie ich osiągnięć,
6. koordynowanie i organizacja spotkań autorskich, sesji, dyskusji i in. debat dotyczących problemów sztuki w przestrzeni publicznej,
7. pozyskiwanie środków finansowych oraz sponsorów na realizację projektów artystycznych w przestrzeni publicznej, w tym wypełnianie wniosków o dofinansowanie, w przypadku działań dofinansowanych ze środków zewnętrznych przestrzeganie wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach realizowanych projektów;
8. inicjowanie i koordynowanie wszelkich innych działań mających na celu rozpoznawanie, rozbudzanie i zaspakajanie zainteresowań sztuką w przestrzeni publicznej, koordynowanie wymaganych działań technicznych przy realizacji działań artystycznych w przestrzeni publicznej Centrum,
9. koordynacja działań związanych z realizacją druków ulotek, plakatów, folderów okolicznościowych, katalogów promujących projekty programowe, koordynacja działań związanych z wykonywaniem cyfrowej dokumentacji działań artystycznych w przestrzeni publicznej (np. fotografie, video),
10. inicjowanie współpracy z innymi podmiotami działającymi na terenie Gdańska w celu realizacji wspólnych działań artystycznych w przestrzeni publicznej i prywatnej,
11. popularyzacja działań związanych z gdańską sztuką w przestrzeni publicznej w kraju i zagranicą, sporządzanie analiz i sprawozdań na potrzeby własne oraz Organizatora, przygotowywanie projektów umów w zakresie obowiązków działu.

DZIAŁ FINANSÓW I KADR /DFK/:

1. prowadzenie rachunkowości, obsługa bankowa i kasowa, współpraca przy opracowywaniu i realizacji strategii finansowej działalności Centrum,
2. prowadzenie dokumentacji oraz rozliczeń z budżetem, ZUS, Urzędami Skarbowymi,
3. analizowanie informacji finansowych,
4. ustalanie stanu zobowiązań oraz terminowe dochodzenie roszczeń,
5. prowadzenie spraw kadrowo-płacowych i dokumentacji z tym związanej, składek ZUS i ubezpieczeń osobowych,
6. sporządzanie sprawozdawczości finansowej,
7. pobieranie gotówki niezbędnej dla sprawnego funkcjonowania Centrum,
8. ochrona wartości pieniężnych,
9. dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Centrum,
10. dokonywanie wstępnej kontroli zgodności kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
11. organizowanie i nadzorowanie obiegu dokumentów finansowo – księgowych,
12. prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz bieżąca analiza informacji finansowych,
13. nadzorowanie: prawidłowości rozliczania inwentaryzacji majątku, prowadzenia kasy, rozliczania dotacji, wystawiania faktur,
14. zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości zawieranych umów,
15. zapewnienie terminowej spłaty zobowiązań,
16. przyjmowanie i zwrot wadium,
17. przyjmowanie i zwolnienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz pozostałe rozliczenia finansowe wynikające z realizacji zamówienia,
18. prowadzenie analizy kosztów, ewidencjonowanie majątku w księgach inwentarzowych,
19. księgowanie zgodnie z dekretacją Głównego Księgowego,
20. dokonywanie rozliczeń pieniężnych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
21. dokonywanie wstępnego rachunku ekonomicznego działań podejmowanych w ramach planów Centrum,
22. prowadzenie spraw kadrowo-płacowych,
23. współpraca z inspektorem ochrony danych osobowych,
24. prowadzenie spraw archiwalnych, nadzór nad archiwizacją,
25. przygotowywanie i rejestrowanie zarządzeń Dyrektora,
26. prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy pracowników Centrum zgodnie z przepisami kodeksu pracy,
27. sporządzanie analiz i sprawozdań na potrzeby własne oraz Organizatora.

DZIAŁ KOMUNIKACJI I PROMOCJI /DKP/:

1. odpowiedzialność za całokształt spraw związanych z realizacją działań marketingowych i promocyjnych Centrum,
2. tworzenie, wdrażanie i realizacja strategii marketingowej i promocyjnej Centrum,
3. współpraca przy organizacji i planowaniu wydarzeń odbywających się w Centrum w porozumieniu z innymi działami,
4. obsługa organizacyjna rezydencji, wystaw i innych przedsięwzięć kulturalnych,
5. nawiązywanie współpracy z instytucjami zewnętrznymi w zakresie organizowania wspólnych przedsięwzięć,
6. sporządzanie analiz i sprawozdań na potrzeby własne oraz Organizatora,
7. koordynowanie polityki informacyjnej,
8. współpraca z mediami polskimi i zagranicznymi oraz organizowanie obsługi mediów realizujących swoje programy, audycje, artykuły i inne przedsięwzięcia w oparciu o program Centrum,
9. korekta i redakcja materiałów prasowych oraz materiałów promocyjnych,
10. pozyskiwanie patronów medialnych do kluczowych wydarzeń organizowanych przez Centrum,
11. wdrażanie i dbanie o spójność komunikacji wizualnej, w tym nadzorowanie wykorzystywania identyfikacji wizualnej Centrum,
12. koordynacja działań związanych z produkcją materiałów promocyjnych i informacyjnych,
13. przygotowywanie budżetów promocji,
14. przygotowywanie projektów umów o współpracy w zakresie promocji,
15. współpraca w zakresie promocji przy wnioskach o dofinansowanie, projektach unijnych i innych programach,
16. promowanie prowadzonych przez Centrum projektów w mediach, social mediach,
17. pozyskiwanie oraz zarządzanie kontaktami z publicznością Centrum,
18. nadzór nad stroną internetową i nad komunikacją w sieci;
19. prezentowanie oferty promocyjnej Centrum,
20. koordynacja prac wydawniczych nad wydawanym przez Centrum czasopismem promującym działania programowe,
21. koordynacja i zarządzanie sklepem internetowym, w tym platformą sprzedażową online i obsługą klientów,
22. promocja i dystrybucja wydawnictw oraz prowadzenie dokumentacji ISBN;
23. obsługa magazynu wydawnictw oraz nawiązywanie współpracy z podmiotami zewnętrznymi prowadzącymi działalność wydawniczą o podobnej tematyce,
24. pozyskiwanie, katalogowanie i udostępnianie zbiorów bibliotecznych instytucji na miejscu w czytelni.

DZIAŁ ADMINISTRACYJNO – TECHNICZNY /DAT/:

1. współpraca z właścicielem budynków - Gdańskimi Nieruchomościami oraz obiektów zewnętrznych/małej architektury - Gdańskim Zarządem Dróg i Zieleni,
2. przygotowanie merytoryczne zadań inwestycyjnych i remontowych,
3. planowanie i koordynacja modernizacji, przeprowadzek,
4. zabezpieczanie dokumentacji stanu prawnego nieruchomości, zgłaszanie zmian dot. nieruchomości,
5. współpraca przy realizacji projektów inwestycyjnych,
6. nadzór nad służbą ochrony mienia,
7. prowadzenie spraw ochrony przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa i higieny pracy,
8. planowanie i realizacja wszelkich działań obsługowo - technicznych Centrum wraz z przygotowywaniem szacunkowych kosztorysów,
9. przygotowywanie oraz obsługa projektów w zakresie remontowo-budowlanym,
10. prowadzenie szczegółowej ewidencji budynków, budowli, gruntów, kontrola ich stanu technicznego, prowadzenie statystyk związanych z nieruchomościami,
11. bieżące administrowanie nieruchomościami,
12. planowanie i realizacja działań zapewniających ich właściwą gospodarkę, bezpieczeństwo użytkowania i właściwą eksploatację oraz utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym,
13. administracja obiektami Galerii Zewnętrznej Miasta Gdańska oraz nadzór nad stanem technicznym tych obiektów,
14. zapewnienie bezpieczeństwa, sprawności działania systemów medialnych, porządku i czystości w obrębie nieruchomości,
15. stały nadzór nad bezpieczeństwem technicznym budynków Centrum, nad instalacjami i urządzeniami, prawidłowe ich zabezpieczanie,
16. nadzór nad prowadzonymi remontami i konserwacją,
17. nadzór nad przeprowadzaniem okresowych przeglądów nieruchomości,
18. bieżąca kontrola stanu technicznego budynków, w tym nadzór nad aktualnością przeglądów stanu infrastruktury technicznej,
19. usuwanie awarii – współpraca ze specjalistycznymi przedsiębiorstwami oraz sporządzanie protokołów powstałych awarii,
20. gospodarka sprzętem, materiałami i narzędziami,
21. prowadzenie magazynu narzędzi, sprzętu i materiałów,
22. montaż i demontaż wystaw,
23. opieka techniczna nad wystawami,
24. dokonywanie zakupów sprzętu technicznego i narzędzi oraz materiałów do produkcji wystaw,
25. przeprowadzanie inwentaryzacji rocznych i okresowych,
26. nadzorowanie oraz kontrola utrzymania porządku i czystości,
27. sporządzanie analiz i sprawozdań na potrzeby własne oraz Organizatora,
28. przygotowywanie projektów umów w zakresie obowiązków działu.

SAMODZIELNE STANOWISKO OBSŁUGI SEKRETARIATU /OS/:

1. obsługa biurowo-recepcyjna działań Centrum,
2. rozliczanie zamówień i faktur w zakresie usług pocztowych i kurierskich, hotelarskich oraz transportu osobowego;
3. obsługa kancelaryjna, wysyłka i odbiór korespondencji,
4. organizacja i prowadzenie sekretariatu,
5. prowadzenie dokumentacji stanowiącej podstawę prawną i organizacyjną działalności Centrum,
6. prowadzenie bieżącej korespondencji Dyrektora oraz gromadzenie wewnętrznych aktów prawnych, informacji i korespondencji Dyrektora,
7. gospodarka materiałami biurowymi,
8. realizacja i rozliczanie zamówień w zakresie dostawy artykułów biurowych,
9. prowadzenie ewidencji skarg i wniosków,
10. organizowanie i umawianie wizyt gości oraz innych spotkań - prowadzenie kalendarza spotkań Dyrektora i Zastępcy Dyrektora,
11. przygotowywanie i obsługa administracyjna zebrań i spotkań,
12. prowadzenie ewidencji delegacji służbowych,
13. dokonywanie zakupów bieżących dla celów Centrum;
14. prowadzenie grafiku rezerwacji i rejestru gości hotelowych,
15. obsługa organizacyjna wydarzeń kulturalnych,
16. sporządzanie analiz i sprawozdań na potrzeby własne oraz Organizatora.

SAMODZIELNE STANOWISKO DS. ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH I ADMINISTRACJI /ZP/:

1. przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych;
2. opracowywanie planu zamówień publicznych oraz jego bieżąca aktualizacja zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
3. sporządzanie i przekazanie sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych;
4. prowadzenie rejestru zamówień publicznych;
5. prowadzenie rejestru zapytań ofertowych i ofert;
6. wydawanie opinii w zakresie prawidłowości zastosowania trybu postępowania o zamówienie publiczne,
7. kontrolowanie zgodności wydatków z planem zamówień publicznych i podstaw prawnych udzielania zamówień,
8. zapewnienie pod względem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych prawidłowości zawieranych umów,
9. przygotowywanie projektów umów realizowanych w ramach zamówień publicznych,
10. opracowywanie procedur i regulaminów zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych,
11. sporządzanie i zamieszczanie informacji o zamówieniu oraz o udzieleniu zamówienia na dostawy i usługi z zakresu działalności kulturalnej, na stronie Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej;
12. sporządzanie dokumentacji postępowań i ich archiwizacja,
13. kontrola zgodności przeprowadzonej procedury z wymaganiami regulaminów udzielania zamówień publicznych,
14. wspieranie komórek organizacyjnych w zakresie stosowania przepisów o zamówieniach publicznych,
15. prowadzenie kontroli zarządczej oraz zarządzanie ryzykiem, publikowanie i aktualizowanie informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej,
16. poddawanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie udzielonych zamówień publicznych,
17. sporządzanie analiz i sprawozdań na potrzeby własne oraz Organizatora.

Niniejszy Regulamin Organizacyjny obowiązuje od dnia 1 lipca 2019 roku.

Dyrektor Centrum Sztuki Współczesnej ŁAŹNIA
Jadwiga Charzyńska